Verfahrensdokumentation nach GoBD – Ein unverzichtbares Instrument für Unternehmer
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) haben das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit von digitalen Buchführungssystemen sicherzustellen. Ein zentrales Element dieser Grundsätze ist die Verfahrensdokumentation. Dieser Artikel zeigt Ihnen, warum eine Verfahrensdokumentation GoBD für Unternehmen so wichtig ist und wie sie erstellt wird.
Was ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle Prozesse, die im Zusammenhang mit der elektronischen Buchführung in einem Unternehmen ablaufen. Dabei geht es um die Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung von Buchungsrelevanten Daten. Eine lückenlose und verständliche Verfahrensdokumentation ist somit das Herzstück der digitalen Buchhaltung nach den GoBD.
Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig?
Rechtssicherheit: Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt ist die Verfahrensdokumentation eine zentrale Anlaufstelle für den Prüfer. Eine vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation kann Steuernachzahlungen und Strafen verhindern.
Klarheit und Struktur: Die Dokumentation sorgt für klare Abläufe und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.
Effizienz: Ein klar dokumentiertes System verhindert Redundanzen und sorgt für effizientere Abläufe in der Buchhaltung.
Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Prozessanalyse: Beginnen Sie damit, alle buchhaltungsrelevanten Prozesse in Ihrem Unternehmen zu identifizieren.
Beschreibung der Abläufe: Jeder Prozess sollte detailliert beschrieben werden. Dies umfasst den Beginn des Prozesses, die einzelnen Schritte, die dabei durchlaufen werden, und das Endergebnis.
Festlegung der Verantwortlichkeiten: Zu jedem Prozess sollte klar sein, wer dafür verantwortlich ist.
Technische Dokumentation: Beschreiben Sie, mit welcher Software und Technik die jeweiligen Prozesse durchgeführt werden. Auch die Datensicherung und der Datenschutz sollten hierbei nicht vernachlässigt werden.
Aktualität: Die digitale Welt ist im ständigen Wandel. Daher ist es wichtig, die Verfahrensdokumentation regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.
Die Verfahrensdokumentation GoBD ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, die Abläufe im Unternehmen zu optimieren. Wer sich rechtzeitig und gründlich mit diesem Thema auseinandersetzt, stellt nicht nur die Weichen für eine erfolgreiche Betriebsprüfung, sondern profitiert auch von einer effizienteren und klareren Organisation im Bereich der Buchhaltung. Es empfiehlt sich, sich bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation von einem Experten unterstützen zu lassen, um alle Anforderungen der GoBD vollumfänglich zu erfüllen.